יולי אוגוסט כבר ממש פה והעובדה הזאת בפני עצמה גורמת לי לרצות לסדר את חיי בטבלאות, קוביות קוביות, שעות ודקות, ידועות מראש.
בתיאוריה – אני אשמח לערמות של ספונטניות.
בפועל – אהיה מאושרת ורגועה כשאני אדע מה מתוכנן לי בכל יום ואיך הוא הולך להראות. אחרי המון שנים של התכחשות לדחף לתכנן ימים ושבועות קדימה, עכשיו אני סוף סוף מרשה לעצמי לתכנן חודשים שלמים קדימה, לפרטי פרטים וזה עושה לי ים של שקט בראש, בנפש, בזוגיות ובבית. אפילו גיליתי שזה כיף לחכות לדברים שתוכננו מראש- טיולים, טיסות, מסעדות – זה נקודות של כיף שמפוזרות בשגרה, יש ממתקים באופק 🙂
אז בואו ניגש לפרקטיקה –
שלב 1 – הכנות
- ליצור זימון ביומן – שעתיים מעבר עם עצמך / עם בן / בת הזוג, על הלו״ז קדימה. עדיף באיזה בית קפה – כשהבטן רגועה אנחנו הופכים ממוקדים ומרוכזים יותר ואי אפשר לברוח לעיסוקים אחרים… וסתם כי זה כיף יותר.
- איסוף מידע מבעוד מועד בנוגע ל – תאריכי חופשים, מסיבות סיום, פגישות חשובות, חתונות ושאר אירועים משפחתיים, חברתיים, הפקות, ימי עבודה וכו.
שלב 2 – פגישת יומנים
- כל מה שיודעים שופכים פנימה – ימי וזמני עבודה, מי לוקח מהגן / קייטנות, מי מחזיר, אימוני כושר, קורסים, סנדאות, עבודת לילה, עבודה אקסטרה מוקדמת, עבודה שכוללת לינה, נסיעה רחוקה, שבתות בהם אנחנו יודעים מראש שיש תוכניות, מסיבת סיום גן, יום הולדת משפחתי. הכל להכניס.
- לכל מה שרלוונטי לשנינו – אני יוצרת זימון, כמו פגישה ביומן גוגל ומזמינה את אופיר (כך גם יוכל לזהות שינויים ועדכונים באירוע – שעה/תאריך/שם). אני יודעת שיש אופציה לסנכרן יומנים אבל אז יוצא שהיומן שלנו מפוצץ בלו״ז אחד של השניה וזה עושה לנו בלאגן.
- כדי לחסוך עבודה כפולה, כבר בשלב הזה אני צובעת לי את התזכורות ביומן הגוגל בצבעים לפי נושאים. אצלי למשל:
- צבע אפור מסמן לי משימה שהיא לא שלי, אני לא צריכה להיות נוכחת, אבל רוצה לדעת שהיא קיימת. למשל, כשאופיר אוסף את עומר מהגן.
- בצבע כתום אני מסמנת את המשימות השוטפות של העסק.
- כחול – את הדברים שהם נטו פאן – יציאות בעיקר.
- ירוק – עבודה על פלאנרים חדשים.
- סגול – מסמל אימונים ותזונה.
- צהוב – שיווק עסק.
- תכלת – עבודה על הפקות קולינריות.
- ורוד – זמן עם עומר, זמן בית, משימות ביתיות וענייני משפחה.
ההפרדה בין הנושאים והייחוד של כל נושא בצבע עושה סדר ביומן ובעיניים והכי חשוב- מבליטה באופן ברור איפה מושקע הזמן שלנו. במבט חטוף על הלו״ז השבועי בגרסתו הצבעונית, אפשר ללמוד הרבה על האיזון בחיים שלנו בין משפחה, זוגיות, עבודה ופנאי.
- תוך כדי פגישת סנכרון היומנים, אני פותחת מסמך וורד / מחברת / מייל חדש ו״שופכת״ לשם את כל המשימות הנגזרות בעקבות יצירת הלו״ז לחודשיים הקרובים. לדוגמא – שיבצתי דייט עם אופיר, המשימה הנגזרת – להזמין מקום ולשריין בייביסיטר. שיבצתי ביומן יום הולדת לעומר – לשאול את הגננת מתי חוגגים בגן ועוד.
שלב 3 – ביצוע משימות ושיבוצן ביומן
לאחר שסיימנו את פגישת היומנים, אני עוברת על המשימות שנגזרו מהלו״ז וגם אותן מכניסה בתור קוביות ליומן. למה בעצם אני לא פשוט מבצעת אותן? כי יש משימות שלוקח זמן לבצען, כמו קניית כרטיס טיסה, החלטה לאיזו מסעדה יוצאים והזמנת מקום ותכנון של איזה עוגה וסיפור להכין ליום ההולדת של עומר – ולכן אשבץ אותן כמשימות בפני עצמן, כקובייה צבעונית ביומן הגוגל.
שלב 4 – ליצור ולמזג לו״ז שיווק וקידום לעסק
שלב זה רלוונטי בעיקר לעצמאיות ובעלות עסקים. בשלב הזה אני יוצרת לי לו״ז שיווק ומשבצת משימות ליצירת מוצרים חדשים. השלב הזה קורה כפעימה שניה, לא כי הוא שני בחשיבותו, אלא בשל העובדה שיש עוגנים שיאלצו אותי לעבוד בצורה קצת שונה מחודשי השנה האחרים. אני לא עוצרת עבודה בחודשי יולי אוגוסט, ולעיתים אפילו מגבירה, כי המוצרים שלי מתאימים מאוד לתחילת שנה, לחגי תשרי ולעונת החתונות, ולכן, חשוב לי לבנות לו״ז עסקי חכם ויעיל מתמיד.
- אני מחליטה על מספר הפוסטים שיעלו לבלוג ואיזה נושאים מתאימים לחודשים אלה.
- מחליטה איזה מוצר/ים ייצאו לאור בתקופה הזו.
- את שתי ההחלטות הקודמות יש לעשות כשהלו״ז האישי מולנו, בשביל לראות שהדברים לא מתנגשים ובעיקר לוודא שאלה זמנים הגיוניים להגעה ליעד, בהתייחס ללו״ז הצפוף שנוצר בחודשים אלו.
- מתוך ההחלטות הקודמות אני גוזרת משימות ומשבצת בלו״ז. מוצר חדש – כתיבה, גרפיקה ודפוס. שיווק עסק – מתי עולה פוסט בלוג, פייסבוק, אינסטגרם, ימי צילום, כתיבה, עריכה, יצירה ושליחת ניוזלטר.
- חשוב להשאיר זמן בלו״ז לטיפול שוטף של העסק – שילוח, הנה״ח ותגובות ללקוחות.
- זמנים ריאלים! תמיד לשבץ זמנים ריאלים למשימות הללו, אפילו חצי שעה אקסטרה, כי אחרת זה פשוט יוצר המון תסכול ו״פקק״ בזרימת המשימות.
שלב 5 – יצירת גאנט ענק
השלב הזה הוא השלב הסופי והכיפי ביותר- יצירת לוח גדול, על בריסטול, בו אני משבצת את כל המשימות.
- אני יוצרת טבלה גדולה על בריסטול. אפשר לכל החודשים יחד ואפשר בנפרד..
- כותבת כותרת עם שם החודש, משבצות משבצות, מכניסה תאריכים ולבסוף את התוכן.
- ניתן להכניס את התכנים לפי צבעי היומן (אישי, בית, אימונים, זמן עומר, אופיר). אופציה נוספת היא להדביק בכל משבצת סטיקי נוט (פתק דביק) ושם להכניס את התוכן.
- בסיום אני תולה את הלוח המפואר בגאווה על הקיר, זה קצת מרגיש כמו חמ״ל במוצב צבאי, אבל היי! זה עושה לי נעים כל פעם להסתכל על זה ולראות שהכל מתוכנן ומדויק.
שלב 6 – לזרום עם החיים עצמם
נכון, יצרנו גאנט לתפארת מדינת ישראל, אבל החיים חזקים מהדף וככל הנראה יהיו שינויים תוך כדי תנועה. מחלות (לא עלינו), שינויים בלו״ז שלא בשליטתנו, דברים יתעכבו והפתעות טובות גם הן יצוצו ללא התראה מוקדמת.
חשוב לזכור שהבסיס החזק שיצרנו בגאנט והכנת כל הגורמים המעורבים מראש, יתנו לנו מקסימום שליטה ורוגע בחודשים ה״מסורבלים טכנית״ הללו, אבל עדיין לא הכל יהיה בשליטתנו. לכן, חשוב לזרום עם מה שקורה, להיות דינמיים, להיות מוכנים לשחרר לפעמים ולהתאים את עצמנו לסיטואציה. בעיניי חשוב להיות גמישים באותה מידה שחשוב להיות מתוכננים, אחרת זה יוצר המון תסכול.
מאחלת לכולנו שיולי ואוגוסט יעברו בשלום, ביעילות ולא פחות חשוב- בכיף!
תזכרו שלצד הקשיים שהחודשים האלה מציפים, זהו זמן קיץ, ימים ארוכים, זמן משפחה ואיכות ואפשר להנות משבירות שגרה שפחות מתאפשרות בחודשים אחרים. תכנון מוקדם של כל אלו יאפשר לכן להתמקד בעשייה ובהנאה, ופחות בתכנון בזמן אמת, רדיפה אחרי היום הבא וכיבוי שריפות.
מקווה שהפוסט הועיל לכן, מוזמנות לגשת לעבודה וליצור לכן גאנט יולי-אוגוסט ואפילו ספטמבר.
אם יש לכן עוד רעיונות / מחשבות ליולי אוגוסט יעילים במיוחד, כלים ספציפיים לניהול זמן בחודשים האלה, מוזמנות לכתוב לי כאן בתגובות.
