המולטיטאסקינג ושברו – חלק ב׳ – דרכים פרקטיות למיקוד במשימה אחת

בפוסט הקודם העמקתי את המחשבה איתה אני משוטטת כבר זמן לא מבוטל, בנוגע ליעילות המולטיטאסקינג – ביצוע כמה משימות בו זמנית. הצגתי טענות ומסקנות של חוקרים ושלי בנושא.

הבנתי מהתגובות שלכן וגם מבדיקה מעמיקה עם עצמי, שתחושת ההיי הממכרת של תקתוק כמה משימות בו זמנית, היא מטעה ולא לגמרי משרתת אותנו.

כן – אנחנו מסיימות הרבה משימות, אבל לרב אלה משימות שטוחות יחסית, מהירות, חסרות משמעות גדולה, כמו – תשלום, חשבונות, כביסה, תפעול שוטף של עסק, רשתות חברתיות, מענה לוואטסטפים/מיילים נכנסים ושירות לקוחות.

בסופו של דבר אנחנו לא מגיעות, או מגיעות עם אנרגיות ירודות למשימות החשובות והמקדמות באמת – בניית אתר, קורסים לקידום של העסק, כתיבת הרצאה, עבודה על מוצר חדש, יצירת גאנט שיווק.

לחלק מולטיטאסקינג עדיין מתאים פיקס ואני תמיד אומרת – אם משהו עובד לך – תמשיכי איתו! גם זו לא תורה ואפשר במקומות שמרגיש נכון ונוח להמשיך ולעשות מולטיטאסקינג, כמו למשל – הליכה עם טלפון, כביסה מול הטלוויזיה, פודקאסט באוזניות בזמן ניקוי הבית ועוד.

בפוסט הזה, אני רוצה להכיר לכן כמה שיטות שאתן יכולות ליישם מיידית למיקוד במשימה אחת.

ממליצה לנסות חלק מהשיטות במשך כמה ימים, לראות מה עובד ומה פחות וכך לקבע הרגלים חדשים טובים בהקשר לביצוע משימות וניהול הזמן שלנו.

מיקוד יומי ב-2-3 משימות בלבד!

נכון, זה לא באמת אפשרי להתעסק רק ב-2 משימות במשך כל היום. אבל זה כן אפשרי לחשוב ולהגדיר אותן בבוקר בתור האבנים הגדולות והחשובות של אותו יום. רק עצם ההגדרה וההכנסה ללו״ז בתור הבלוקים הגדולים שלי, מבחינת צריכת זמן, יעשו פלאים. תסמכי עלי.

יצירת בלוקים קטנים של זמן המיועדים לאבנים הקטנות

ליצור לו״ז ריאלי שלא מתעלם משום דבר שקורה בפועל – ארוחת בוקר, צהריים וערב, הפסקות קפה, זמן מוגדר ל- תיאום תורים, להתארגנות לאימון, לשיווק ברשתות החברתיות, מעבר וטיפול במיילים וזמן ניתוב משימות חדשות שנכנסו במהלך היום.

אחרי כמה ימים של ביצוע אותן משימות אנחנו יכולות לראות בקלות כמה זמן בדיוק נדרש לנו לכל פעולה. אין צורך ברגשות אשם לגבי הזמן שאת נמצאת באינסטגרם לשיווק. פשוט הקצי לזה זמן ייעודי וריאלי וכשאת שם – התעסקי רק בדבר הזה.

הגדרת זמן ריאלי למשימה

כשאת מחליטה כמה זמן להקציב לכל משימה, תוסיפי עוד חצי שעה שעה לדברים לא מתוכננים והתעכבויות. כדי לקבל החלטה יחסית מדוייקת לזמן הדרוש, נסי לחשוב על משימה דומה שכבר ביצעת בעבר. קחי בחשבון זמני נסיעות, הכנות והתארגנות.

לשבץ משימות בזמן הגיוני

למשל: לא הגיוני להכניס ״כתיבת טיוטת 2 חוצצים ראשון בפלאנר חדש״ ב-21:00 אחרי יום עמוס בטירוף, או בהפסקה של חצי שעה בין פגישה לפגישה.

כדי שהלו״ז שלך יהיה כזה שמה שכתוב בו מתבצע ולא נגרר מיום ליום (מתכון לחיוך וסיפוק ארוך טווח ותחושת הישגיות כיפית!), היי כנה עם עצמך בזמן בנייתו.

לא לענות מיידית לאימיילים ושאר התראות מקפצות מאפליקציות שונות

זהו הרגל קשוח מאוד, אך אפשרי לריסון. בדרך תרוויחו גם ריסון עצמי = דחיית הרצון המטריף להדוף מעמוד הדואר הנכנס מיילים לא מטופלים וגם תרגילו את שאר העולם לא לצפות לקבל מכם למענה באותה הדקה ששלחו את ההודעה. וזה ב-ס-ד-ר. כאמור, חייב להקצות לזה זמן ספציפי בלו״ז ולא לתת לזה להשתלט ולהכתיב לנו את סדר היום.

העובדה שאנחנו לא זמינות 24/7 לא הופכת אותנו לפחות טובות וזה לא מדד להצלחה, להפך – היא נותנת לנו אפשרות לעבוד בצורה יותר יעילה ואיכותית. בפן התדמיתי זה ממתג אותנו כעסוקות יותר ובעיקר – ככאלה המעריכות את הזמן שלהן באופן הראוי, מה שגורם ישירות לאחרים/ות להעריך אותו באותה צורה.

כבר קיבלתי סימני שאלה, כשלא נתתי תשובות לוואטסאפ כעבור שעה, זה ממש לא היה דחוף, פשוט אנשים רגילים למידיות הזאת ממני ומרוב הסביבה היום. זה בסדר, סימני שאלה, או אימוג׳י עם פרצוף שואל לא הרגו עוד אף אחת. תנשמו, תמשיכו בשלכן ותתפנו לענות ברגע המוגדר לכך.

לכבות את כל ההתראות בטלפון

ואז להחליט החלטה מודעת מאיזה אפליקציות אני מעוניינת בהתראה. אגב, ברירת המחדל שלי כשאני מורידה אפליקציה חדשה היא לא לאפשר התראות.

דונט קול אס ווי קול יו. וואן ווי וויל נייד יו 🙂

כשראיתי את ההשפעה השלילית של השיטוט הנרחב שלי ברשתות החברתיות, מיד הסרתי את כל ההתראות (טוב, לא ממש מיד…). לאחר מכן פתחתי את העמוד העסקי שלי בפייסבוק ובאינסטגרם והרגשתי שאני ״חייבת״ להחזיר אותן, ״אין לי ברירה״, הרי זה הלקוחות שלי. כעבור שנה אני גאה לומר שאת רב ההתראות הסרתי! 🙂 זה היה תהליך לא פשוט כואב ובעיקר קרה בהדרגה ושרדתי לספר שזה – להיט והשינוי על היום יום שלי הוא עצום (!!!).
אם יש משהו היסטרי – יתקשרו לחפש אותי. ואם לא – אני אראה את זה בזמן המוקצה לכך במהלך היום.

פלאפון על שקט תמיד. תמיד.

מאז שעומר נולד (שנה וחצי) אני על שקט (לא רטט! שקט לגמרי) ועכשיו ממש מפריע לי באוזן לשמוע התראות של אפליקציות, או צלצול שיחה נכנסת. זה לא אומר שלא קשה לי / אני מצליחה להסיט את ידי מהפלאפון ליותר מ-10-20 דק ברצף, אבל זה לגמרי אומר שאני מחליטה מתי להרים אותו, ולא הוא קורא לי.

פעם בהמון זמן קורה שאני מפספסת שליח, שניסה להתקשר 8 פעמים ולא מצא את הבית :), אבל זה באמת קורה לעיתים רחוקות מאוד ושווה את זה.

בזמן האחרון גם הגדרתי את האייפון על מצב שינה מ-23:30 עד 06:30 שזה בכלל תענוג. (נמצא ב- Clock → Bed Time) אני ממש משתדלת לישון ולקום בזמן המוגדר והקבוע, יתרונות – קמה הרבה יותר חדה + לא מקבלת התראות ושיחות נכנסות בזמנים הללו.

פירוק למשימות פיציות

לפרק משימה לרמה הכי הכי הכי קטנה שאפשר. משימה פחות הגיונית – לכתוב הרצאה. משימות טובות וממוקדות – לחשוב על 3 אופציות להרצאה חדשה, ליצור שלד להרצאה בנושא שנבחר, לכתוב את הפתיח להרצאה, לכתוב 2 מתוך 10 השקופיות של ההרצאה, לתזמן כל חלק בהרצאה וכו.

תראי איך הפירוק מידית מזיז לך פרויקטים ומשימות מורכבות שאת כבר מלא זמן מנסה להוציא לפועל. כשהמשימה גדולה ומורכבת ואנחנו לא יודעות מאיפה להתחיל, קל לנו להיסחף לדברים אחרים ולא להתמקד רק בביצוע שלה.

ניתוב במקום ביצוע של משימות חדשות

כדי שמשימות חדשות לא יפריעו לנו בזמן שאנו ממוקדות במשימה אחרת, נכניס אותן, מיד כשמגיעות, ללו״ז עתידי, כדי שלא יעסקו אותנו מחשש לשכוח אותן/רצון לטפל בהן מיידית.

לדוגמא – נכנס לי מייל מהוטרינרית של ג׳ימי, אני לא רוצה להתעסק בו באמצע העבודה, וגם אני לא רוצה שיהיה מול העיניים שלי בדואר הנכנס. אכניס אותו מיד בתור משימה בחמישי/מוצ״ש – בפגישת היומנים שלי ושל אופיר על הלו״ז לשבוע הקרוב – זה יהיה הזמן האידיאלי לקבוע מתי לשבץ את המשימה הזו בלו״ז.

לרכז לרכז לרכז

בין העצות הכיייי טובות שאני יכולה לתת לכן – כל מה שאפשר רכזו ל״חבילה אחת״, יום אחד, זמן מוגדר – פגישות – רכזי לאותו יום ובאותו בית קפה / משרד / אזור, ניקיונות לבית – רכזי לאותה משבצת זמן קבועה (כל יום ב-20:00, או כל שישי ב-10:00), קניות אונליין סופר + שוק + שונות – רכזי לאותה משבצת זמ קבועה, אחת לשבוע. מעברים בין משימות שונות לוקחים נצח של זמן + אנרגיה – יש חיסכון אדיר במשאבים כשאנחנו מרכזות משימות מאותו הסוג לזמן מסוים ולא מפזרות אותן במהלך היום. כמובן שזה תקף גם לקריאת מיילים/פתיחת אפליקציות וכו. אני מכירה מישהי (עצמאית עם עסק!) שנמצאת פעם בשבוע בפייסבוק, ומישהו סופררר עסוק ומצליח שנכנס אחת לכמה ימים למייל. זה אפשרי.

לא להתפתות לשיטוט חופשי ברשתות החברתיות

אם יש משימות שדורשות ״יציאה״ מהדף הספציפי אל הפינטרסט / פייסבוק / אינסטגרם – מה שבמקרה שלי מוביל מיד לנתק מוחי ואני בכלל לא זוכרת למה הגעתי לשם, אני ממליצה – לגשת מיד למקום אליו רצית להגיע מבלי להיגרר לשוטטות ״חופשית״. לי עוזר לומר המון פעמים את הסיבה לשמה פתחתי את האפליקציה, ממש כמו מנטרה שעוזרת לי לחצות את כל ״המוקשים״ (= בצורת פוסטים מעניינים ומפתים), עד שאני מגיעה למקום הרלוונטי.

אולי עוד כמה שנים המחקרים ילכו שוב לטובת המולטיטאסינג, אין לדעת. מה שכן, בינתיים התוצאות מדברות בעד עצמן ויום בו המיקוד שלי הוא במשימה אחת בכל זמן נתון, הוא יום יותר יעיל, חד משמעית וללא שום ספקות.

יום יעיל בעיניי, הוא לא כזה שהצלחתי ״לדחוף״ בו כמה שיותר משימות, אלא כזה שהצלחת לסיים בו משימות בצורה טובה, יסודית ושתוכן המשימות הוא איכותי, כזה שהיה חשוב לי לקדם ולא – מענה לוואטסאפ, הדיפת מיילים והתראות פייסבוק.

הדבר הכי חשוב יותר מהכל – יישום. לכולנו יש ביד ערמות של טיפים, מסקנות, ממצאים ותובנות בנוגע לניהול זמן נכון, כמו גם על תזונה נכונה ובריאה וכושר ועוד. הדבר היחיד שעושה את ההבדל הוא – יישום כל הידע שברשותנו. מודה שלקח לי המון זמן ליישם את השיטות שכתבתי מעלה ואני מכירה אותן כבר דיי הרבה זמן, אבל כשזה מיושם סוף סוף – הדברים קורים, כשאני עוברת ממוד ״ככה זה״, ״ככה אני״, ״אני לא יכולה לא להיות זמינה״, ״אני חייבת להגיד לזה כן״ למוד ״הכל יכול לחכות״, ״שום דבר לא בוער״, ״העולם לא יתמוטט אם אני אענה עוד שעה״. הרשתות החברתיות, בעזרת ההתראות וצורת השימוש בהן, הרגילו אותנו לחשוב שהכל דחוף ודורש טיפול ומענה מיד, ותאמינו לי שיש להן המון אינטרסים לכך, אבל זה לא המצב וזו לא המציאות. אז יצרו לעצמכן את המציאות בה אתן רוצות לחיות.

מקווה שנתתי לך כלים מועילים ומאחלת לך יום ממוקד – מלא במשימות מקדמות.

יש לך שאלות / תובנות בנוגע לניהול הזמן – שתפי אותי בתגובות לפוסט.