המולטיטאסקינג ושברו – חלק א׳ – האם תם עידן ריבוי המשימות?

לפני המון שנים ראיתי ראיון עם אשת עסקים מצליחה באחת התוכניות בערוץ 2 ונחרט במוחי המונח ״למקבל״.

האישה המרואיינת רצה על המסך ממקום למקום, עשתה מילון דברים בו זמנית ואמרה שהפעולה האהובה עליה היא למקבל משימות, או במילים פשוטות – לבצע מספר משימות במקביל. אני ממש זוכרת שהסתכלתי על המסך בהשתאות וידעתי שאני רוצה להיות כזאת!

לא מעט זמן ג׳ינגלתי (מלשון להטוטנות 🙂 – Juggling) בין מיליארד דברים והרגשתי ש – הנה! אני עושה את זה, ניצחתי את המערכת ואני האישה ששאפתי להיות, הממקבלת האולטימטיבית = סופר יעילה. סופר פרודקטיבית. בום.

אז זהו שלא.

לפני שנתיים רציתי לכתוב על זה פוסט בבלוג הישן שלי, אבל הרגשתי שאני בעיקר יודעת מה לא עובד לי, אבל אין לי מספיק תשובות לגבי – מה כן.

עבר הזמן ולא הפסיקה להתחדד לי התחושה שמולטיטאסקינג (ביצוע מספר משימות בו זמנית) – פשוט לא עובד לי!

במדד המיידיות – תחושה מדהימה וממכרת של הצלחה וסימון וי על משימות. הדפתי מיילים עוד לפני שהספיקו להיכנס והייתי דואגת באופן אובססיבי שהנקודה האדומה של ההתראות בפייסבוק, וואטסאפ ואינסטגרם לא תראה את פרצופה על המסך שלי.

במדד האיכות ולטווח הרחוק – מדובר בהונאה עצמית, שקר ובעיקר שחיקה, הרי אותן משימות שתקתקתי כביכול, לא היו משימות איכות, חשובות שמקדמות אותי בפן העסקי והאישי, אלא משימות שנולדו במהלך היום ואני הגבתי וטיפלתי בכולן מיידית, לא משנה מה רמת הדחיפות, תוך כדי ביצוע המשימות המתוכננות.

הטיפול המיידי גרם לפגיעה באיכות ובקצב ביצוע המשימות החשובות. אני לא אומרת להתעלם ממשימות שצצות, פשוט צריך לדעת איך לרכז ולמקד אותן כך שלא ישתלטו לנו על היום (דרכים פרקטיות מפורטות בפוסט הזה).

בחודשים האחרונים זה הגיע למצבי קיצון שפשוט הרגשתי שהקשב שלי נודד מצד לצד, בלי שליטה ובלי מעצורים. אני מדלגת בקצב היסטרי בין 20 טאבים (דפי אינטרנט) שפתוחים לי במחשב, מידי פעם עוברת למסמך של כתיבת הפוסט לבלוג, מרימה את הטלפון לבדוק מיילים, בדרך מזהה נקודה אדומה של התראה באינסטגרם, נגררת לשם, קופצת התראה בוואטסאפ בחלק העליון של הטלפון מדלגת אליה מבלי לסיים באינסטגרם, יש לי שיחה נכנסת שקוטעת את ההודעה שהתחלתי לכתוב בוואטסאפ – דיייייייייייייי!!!

זה היה הרגע בו התחלתי לחקור ולצלול לעומקו של הנושא.

הפרכת יעילות המולטיטאסקינג

מצפים מאיתנו כל הזמן בחייים ובעבודה לעשות כמה דברים במקביל, עד כדי כך שמולטיטאסקינג הייתה המילה שהייתי הכי גאה לומר בראיונות ולכתוב בקורות חיים, אבל הזמנים השתנו והנה לכן כמה עובדות שמערערות על יעילות המקבול המפואר.

ריבוי משימות פוגע ברמת הביצוע

באחד הפודקאסטים המצוינים של יהודית כץ ״חושבים טוב״ היא מארחת את ד״ר תומר בקלש, המתמחה בחקר המוח, הפרסום והשיווק והוא אומר בהקשר הזה ״דווקא אותם אלה שחושבים שעושים נורא טוב כמה דברים במקביל, רמת הביצועים שלהם היא הנמוכה ביותר״

״…לצערנו יש דרישה מאיתנו כן לבצע כמה משימות במקביל… אם אנחנו כבר נאלצים לעשות מולטיטסקינג תנסו לעשות אותו בצורה כזאת שהמוח יעבוד על אזורים שונים שהוא עושה אותם במקביל, כמו הליכה ולדבר בטלפון.

אל תנסה לענות בפייסבוק תשובה בזמן שאתה מדבר עם הילד שלך והוא שואל אותך שאלה, כי זה שני אזורים וורבאליים, שפתיים וזה הולך להתנגש אחד בשני״. ״… תנסה לא לעשות פעולות הקשורות באותו המרחב המוחי״

הצורה בה רב-משימתיות כן עובדת היא כזו שלפחות משימה אחת תהיה כל כך מתורגלת, שהיא נעשית ללא מחשבה.

אמירות דומות ניתן למצוא אצל דיוויד סנבונמאטסו, מרצה לפסיכולוגיה באוניברסיטת יוטה "כאשר אנשים מבצעים כמה משימות בו זמנית, הם לרוב מבצעים כמה משימות בצורה גרועה"

"הרבה פעמים אלו שעושים זאת לעיתים קרובות, הם גם אלה שהכי גרועים בזה. מדובר על אנשים שיש להם הפרעות שליטה".

מעבר מהיר בין משימות, חזרה איטית לריכוז מחודש

כשאנחנו נמצאות במצב של ריבוי משימות (כתיבת פוסט תוך כדי מענה לוואטסאפ, תוך כדי המתנה על רמקול לשירות לקוחות) – רמת הריכוז שלנו יורדת.

הרי אי אפשר באמת לעשות הכל בו זמנית, אז המעבר (טאסק סוויצ'ינג) בין כתיבת הפוסט, לשיח עם שירות הלקוחות, לכתיבת ההודעה, גורם לנו כל פעם לצאת מריכוז במשימה מסוימת.

כשאנחנו רוצות לחזור למשימה שנטשנו, ידרשו כמה דקות עד חזרה מלאה לאותה רמת הריכוז שהיינו בה קודם = בזבוז זמן.

אשליית המולטיטאסקינג

הרבה פעמים התחושה הזאת שאנחנו ״על זה״, כשאנחנו מבצעות המון משימות בו זמנית, היא אשלייה ומה שקורה בפועל הוא הלוך חזור אובססיבי בין המון משימות שאינן מבוצעות עד הסוף, מתוך רצון עז שלא מתיישב עם המציאות – לבצע את כל המשימות בשלמותן, עכשיו!

״אפקט צייגרניק״ על שם הפסיכולוגית בלומה צייגרניק, מתאר מצב בו איננו יכולות למחוק מנטלית את המשימות שלא סיימנו, הן מציקות לנו בתת ההכרה ורוצות שנשלים את ביצוען. אפקט זה יכול להסביר את הריצה ממשימה אחת לשניה, מחשש לשכוח את שנותר פתוח ורצון לסגור אותו סופית.

כמעט בכל הודעה, מפגש, שיחה, מייל נוצרת עוד משימה לביצוע. כדי להתגבר על האפקט שתיארתי, עוד לפני ביצוע המשימה, פשוט צריך תוכנית פעולה – אם אכניס ליומן את הצעד הבא שלי בנוגע לאותה משימה פתוחה, השקט יוחזר לראש. איך עושים זאת בפועל – בפוסט הזה פירטתי את הפרקטיקה של מיקוד במשימה אחת.

תחימה וריכוז של ״זמן המסך״ שלנו

באותו פודקאסט שהזכרתי קודם, יהודית כץ מזכירה את הפונקציה בטלפון שנקראת ״Screen Time״, היא קפצה לי לא מזמן בתור התראה (יום אחרי שמיעת הפודקאסט. מלחיץ משהו. תפסיקו לעקוב אחרי!) והתרגשות + לחץ קל + חוסר הפתעה שטפו אותי לנוכח הנתונים שהתגלו שם.

אני לא מעט זמן בטלפון, ובהקשר של מולטיטאסקינג – זה חידד לי את המודעות לכך שאני מתחילה משימה ותמיד עוצרת כדי לענות לוואטסאפ, לבדוק התראות באפליקציות ואפילו סתם – לראות אם הטלפון נושם ואם מישהו חיפש אותי.

את כל זה אני עושה ללא רגשות אשם, כי עוטפת אותי אותה תחושה טובה שציינתי קודם, של הספק מזויף.

המטרה שלי ליעד לכל אותן מיני משימות, שיטוטי רשתות חברתיות, הודעות ומיילים קופצים משבצת ברורה בלו״ז למשל בזמן הכנת הקפה, התארגנויות, הכנת ארוחת צהריים, או ממש זמן מוגדר של כמה דקות בכל שעה עגולה.

תחשבו על זה – הרי אנחנו לא נלך לסופר בכל פעם שנגמר פריט אחד במקרר, זה יהיה בזבוז זמן מטורף ולא נספיק לעשות כלום. מה שכן – אנחנו נעשה רשימה, נכניס זמן מיועד בלו״ז ואחת לכמה זמן נלך באופן מרוכז לקנות מה שחסר.

ברור לי שחלק גדול מהעבודה היום קשור בשיווק דרך הרשתות החברתיות, והג׳ימייל והוואטסאפ הם כלי עבודה מרכזי , אבל זה לא אומר שצריך להיות שם ללא שליטה במשך כל היום. ממליצה לכן לבחון את זמן המסך שלכן ואפילו באופן מודע לנסות להוריד מינוני שימוש. *איך להגיע למסך המדובר באייפון? – Settings -> Screen Time.

עבודת עומק במקום עבודה מפוזרת ושטוחה

על הספר – Deep Work של הפרופסור למדעי המחשב, קאל ניופורט, שמעתי לראשונה אצל יעל חלק, חוקרת שינוי התנהגות באוניברסיטת Duke בצפון קרוליינה. גילוי נאות, יעל הייתה מדריכה שלי בצופים, אי שם לפני 220 שנה והיום אני עוקבת אחריה מרחוק בקבוצת פייסבוק סופר מעניינת שיצרה שנקראת – Habits.

בספרו מתאר ניופורט שהמיילים והרשתות החברתיות, במהלך יום העבודה גורמות למשימות הפשוטות ביותר לארוך זמן רב. כדי להצליח ליצור את העבודה העמוקה הזו שהוא מדבר עליה, ללא הסחות, אנחנו חייבים ליצור לנו מסגרת זמן, מקום, תנאים שיעודדו ריכוז במשימה.

מקווה שהנקודות הללו עשו לכן מעט סדר והגיון בכל הנוגע למקבול משימות.

לחצו כאן כדי לקרוא את חלק ב׳ בו אני מציגה מספר דרכים פרקטיות ליישום מיידי – למיקוד במשימה אחת, כאלה שמתחשבות כמובן ולא מתנגשות חזיתית עם דרישות העולם הרב משימתי.

מה דעתך על מולטיטאסקינג? האם את עובדת ככה ביום יום? האם זה עובד לך? מוזמנת לשתף בתגובות פה למטה 🙂